Privaatsuspoliitika

Oleme võtnud kohustuse kaitsta klientide privaatsust ning hoida konfidentsiaalsena meile usaldatud informatsiooni.
Sellest lähtuvalt oleme koostanud käesoleva privaatsuspoliitika, mis sisaldab kasulikku infot selle kohta, kuidas ning miks Smartful Growth OÜ (edaspidi Smartful) isikuandmeid kogub, töötleb ja jagab.

Privaatsuspoliitika eesmärk on kaitsta kasutajate privaatsust vastavalt Eesti Vabariigi ja Euroopa Liidu õigusaktidele.

Osa Smartfuli andmetöötlusest toimub pilvelahendusi kasutades. See tähendab, et osa andmetest võib teatud juhtudel liikuda ka Euroopa Liidust välja. Sellistel juhtudel tagame, et andmete edastamine oleks kooskõlas kohalduvate andmekaitse reeglitega ja seadustega ning lepingulised, tehnilised ja organisatsioonilised meetmed oleksid paigas.

Kehtiv alates 03.02.2020.

1. Privaatsustingimused Smartful veebilehel

Käesolev privaatsuspoliitika reguleerib isikuandmete töötlemist ja küpsiste kasutamist Smartfuli kodulehel www.smartful.ee (edaspidi veebileht).

Veebilehte kasutades annab kasutaja nõusoleku oma andmete töötlemiseks kooskõlas käesoleva privaatsuspoliitikaga.

Olulisemad mõisted:

Isikuandmed on andmed, mille alusel saab füüsilist isikut otseselt või kaudselt tuvastada erinevate identifitseerimistunnuste alusel (nimi, isikukood, asukohateave jms), sh sätestada tema omadused, suhted ja kuuluvus.
Kasutajad on kõik isikud, kes külastavad Smartfuli veebilehte või sotsiaalmeediat, võtavad Smartfuliga ise ühendust (näiteks kodulehe kontaktivormi kaudu) või liituvad Smartfuli uudiskirja saajate meililistiga.
Andmete töötlemine on isikuandmete kogumine, talletamine, kasutamine või muu tegevus teatud eesmärgil.
Teenused hõlmavad kõiki Smartfuli poolt pakutavaid tasuta ja tasulisi teenuseid, sh uudiskirja ja muid veebimaterjale.

Kogutavad isikuandmed ja nende kogumise alused

Smartful kogub veehilehe ja sotsiaalmeedia kanalite kaudu järgmisi isikuandmeid:

kasutaja e-posti aadress – kogutakse kasutaja uudiskirjaga liitumisel ja päringu esitamisel veebilehel;
veebilehe külastatavuse statistika – kogutakse ja analüüsitakse WordPressi analüütika tööriistade ja Google Analytics’i abil;
sotsiaalmeedia kasutatavuse statistika – kogutakse ja analüüsitakse Facebook Business Manager’i ja LinkedIn Admin Tool’s kaudu.

Smartful kogub ainult andmeid, mis on vajalikud tulenevalt Eesti ja Euroopa Liidu seadustest ning sõlmitud lepingutest või on olulised Smartfuli toodete/teenuste pakkumiseks ja Smartfuli turundustegevuste parendamiseks.

Smartful kasutab kogutud isikuandmeid kasutajale teenuse pakkumiseks (näiteks kasutajaga suhtlemiseks ja pakkumuse edastamiseks) ning uudiskirjade edastamiseks kasutaja e-posti aadressile (lähtudes tema eelnevast nõusolekust). Soovi korral on võimalik pakkumiste ja uudiskirja e-maili listiga eraldi liituda. Selleks tuleb ettevõtte kodulehel täita spetsiaalne sooviavaldus. Kui klient otsustab hiljem, et ei soovi meie pakkumisi või uudiskirju, siis on võimalik nendest igal ajahetkel loobuda. Uudiskirjadest loobumiseks palume saadud uudiskirja jaluses valida “Loobu uudiskirjadest”. Uudiskirjas annab Smartful infot uute artiklite, teenuste ja Smartfuli sündmuste kohta. Lisaks kasutab Smartful veebilehe ja sotsiaalmeedia kanalite (Facebook, Instagram, LinkedIn) külastatavuse statistikat kasutajakogemuse analüüsimiseks ja parendamiseks ning tulemuslikumaks turundamiseks.

Igal kasutajal on õigus keelata oma andmete töötlemine (välja arvatud juhul, kui vastav kokkulepe on eelnevalt lepinguga sätestatud või muul kirjalikul kujul sõlmitud).

Andmete säilitamise aeg ja viisid

Smartful säilitab isikuandmeid nii kaua, kuni see on eesmärgi täitmiseks või seadusest tulenevalt vajalik. Meililisti ja kontaktivormi kaudu kogutud isikuandmeid hoiustatakse seni, kuni kasutaja avaldab soovi need kustutada.
Veebilehe ja sotsiaalmeedia kasutamise statistikat säilitatakse vastavalt platvormist tulenevatele seadistustele.

Seejuures rakendab Smartful kõiki mõistlikke meetmeid hallatavate isikuandmete kaitseks. Juurdepääs isikuandmetele ja võimalus nende töötlemiseks on ainult selleks volitatud isikutel. Kõikide kasutajate isikuandmeid käsitletakse konfidentsiaalse informatsioonina.

Andmete töötlemise ja jagamise kord

Smartful võib teha koostööd erinevate kolmandate isikutega ja meie volitatud andmetöötlejateks võivad olla teenusepakkujad erinevates valdkondades, mille teenuseid Smartful ise sisse ostab. Lisaks võib pakkumiste ja uudiskirja listiga liitunute isikuandmeid jagada turundusteenuse pakkujatega. Isikuandmete töötlemine toimub teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses.

Töölepinguga töötajatel ja ka teiste lepingute vormide alusel töötavatel töötajatel või koostööpartneritel on lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustus ja sellest lähtuvalt ka kasutajate ja kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus. Isikuandmetele on ligipääs vaid Smartfuli töötajatel ja turundusteenuse pakkujal. Kõigi osas rakendub konfidentsiaalsuse kohustus.

Veebilehe küpsised

Smartfuli veebilehel ja sotsiaalmeedias kasutatakse küpsiseid kasutajale teenuse pakkumiseks, kasutajakogemuse analüüsimiseks ja parendamiseks ning tulemuslikumaks turundamiseks. Smartfuli veebilehte ja sotsiaalmeediat külastades nõustub kasutaja küpsiste kasutamisega käesolevas korras kirjeldatud viisil.

Küpsis on väikesemahuline tekstifail, mis salvestatakse kasutaja seadmesse. Küpsiseid kasutatakse üldjuhul statistiliste andmete kogumiseks pöörates tähelepanu kasutajate eelistustele erinevate veebilehtede külastamisel. Seda informatsiooni kasutatakse seejärel veebilehe efektiivsuse mõõtmiseks ja parendamiseks ning tulemuslikuma turundustegevuse läbiviimiseks.

Küpsiste kasutamise piiramiseks saab kasutaja sätestada vastavad eelistused oma veebilehitseja seadete kaudu. Google Analytics võib siiski koguda andmeid kasutajate aktiivsuse kohta ka ilma küpsisefaile kasutamata. Selleks, et Google Analytics ei saaks andmeid kasutada, saab kasutaja paigaldada oma seadmesse Google Analytics’it blokeeriva rakenduse.

Selleks, et saada rohkem teada küpsiste, nende piiramise või neist loobumise kohta, külasta Andmekaitse Inspektsiooni veebilehte: http://www.aki.ee/et/kupsised.

2. Isikuandmete töötlemine koolituste pakkumisel

Smartful pakub eraisikutele ja juriidilistele isikutele erinevaid täiendkoolitusi, mille käigus puututakse kokku klientide isikuandmetega.

Kogutavad isikuandmed ja nende kogumise alused

Avalike koolituste puhul seadustest tulenevate kohustuste täitmiseks kogume üldjuhul järgmisi isikuandmeid:

koolitusel osaleja ees- ja perekonnanimi;
isikukood või selle puudumisel sünnikuupäev;
kontaktandmed (telefon, e-maili aadress).

Smartful on esitanud majandustegevusteate täiendkoolituste läbiviimise kohta. Seega oleme kohustatud täitma täiskasvanute koolituse seadust ning sellest tulenevalt vastavad meie tunnistused ja tõendid Täiendkoolituse standardile ja sisaldavad osaleja nime ning isikukoodi (§ 3 lg 3 p 1).

Smartful kasutab kliendi poolt esitatud isikuandmeid ja andmeid sooritatud ostude kohta kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega ulatuses, mis on vajalik kliendi poolt esitatud tellimuse täitmiseks.

Kontaktandmeid vajame koolituse korraldusliku info, õppematerjalide ja arve edastamiseks.

Me ei kasuta koolitusel osalenute kontaktandmeid pärast koolitusel osalemist muude koolitusfirma toodete või teenuste pakkumiseks ega uudiskirjade edastamiseks. Soovi korral on võimalik pakkumiste ja uudiskirja e-maili listiga eraldi liituda. Selleks tuleb ettevõtte kodulehel täita spetsiaalne sooviavaldus. Kui klient otsustab hiljem, et ei soovi meie pakkumisi või uudiskirju, siis on võimalik nendest igal ajahetkel loobuda. Uudiskirjadest loobumiseks palume saadud uudiskirja jaluses valida “Loobu uudiskirjadest”.

Võime koguda ka andmeid üldistatud klienditegevuste kohta meie veebisaidil. Need andmed koondatakse ja neid kasutatakse selleks, et saaksime klientidele edastada kasulikumat teavet ja saaksime teada, millised veebisaidi, toodete ja teenuste osad on kõige huvipakkuvamad.

Andmete säilitamise aeg

Meie poolt osutatud teenuste käigus kogutud isikuandmeid säilitame võimalike õigusvaidluste lahendamiseks 10 aastat alates lepinguliste suhete lõppemisest.

Meie poolt väljastatud tõendite ja tunnistuste andmeid säilitame Haridus- ja Teadusministeeriumi poolt soovitatud tähtaja ehk seni kuni koolitusfirma tegutseb. Selle alusel on võimalik koolitusel osalenul endale tellida tunnistuse või tõendi duplikaat.

Andmete töötlemise ja jagamise kord

Smartful võib teha koostööd erinevate kolmandate isikutega ja meie volitatud andmetöötlejateks võivad olla teenusepakkujad erinevates valdkondades, mille teenuseid koolitusfirma ise sisse ostab. Töölepinguga töötajatel ja ka teiste lepingute vormide alusel töötavatel töötajatel või koostööpartneritel on lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustus ja sellest lähtuvalt ka kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus. Isikuandmetele on ligipääs vaid koolitusfirma töötajatel, konkreetse koolituse läbi viinud koolitajal ning raamatupidamisteenuse pakkujal. Kõigi osas rakendub konfidentsiaalsuse kohustus.

Lisaks võib pakkumiste ja uudiskirja listiga liitunute isikuandmeid jagada turundusteenuse pakkujatega. Isikuandmete töötlemine toimub teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses. Isikuandmeid (nimi, isikukood, e-posti aadress, telefoninumber) jagame enda koolitajatega, sest see on vajalik koolituse läbiviimiseks.

Seadusest tulenevalt on koolitusfirmal kohustus edastada isikuandmeid mitmetele riiklikele institutsioonidele (nt Haridus- ja Teadusministeerium, Maksu- ja Tolliamet). Kui koolitusel osaleja ja arve maksja on erinevad, siis võime maksjale edastada info koolitusel osalenu kohta. Näiteks on see vajalik Töötukassa poolt tellitavate koolituste puhul ning asutusesiseste ehk tellimuskoolituste (ka sisekoolitused) puhul.

SMARTFUL Growth OÜ koolitusmaterjalide autoriõigused kuuluvad koolitusfirmale või koolitajale. Keelatud on koolitusmaterjalide kopeerimine ja levitamine ilma koolitusfirma kirjaliku nõusolekuta.

3. Isikuandmete töötlemine värbamisteenuste pakkumisel

Smartful pakub nii juriidilistele isikutele kui ja eraisikutele värbamisteenust, mille käigus puututakse kokku klientide (tööandjad), potentsiaalsete kandidaatide (ehk sihtotsingu käigus leitud võimalike kandidaatide) ja kandidaatide (ehk ise konkursi raames kandideerinute) isikuandmetega.

Kogutavad isikuandmed ja nende kogumise alused

Värbamisprojektide puhul lepingust tulenevate kohustuste täitmiseks kogume üldjuhul järgmisi isikuandmeid:

värbava juhi ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus;
värbava juhi kontaktandmed (telefon, e-maili aadress);
potentsiaalse kandidaadi ehk sihtotsinguga kontaktitud isiku kontaktandmed (telefon ja/või e-maili aadress), mis on avalikult kättesaadavad;
kandidaadi ehk ise konkursi raames kandideerinu ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed (telefon, e-maili aadress) ning CV;
tööintervjuu märkmed ehk vestluse ajal jagatud lisainfo kandidaadi hariduse, kogemuse ja ootuste osas;
värbamisprotsessi raames läbi viidud testimiste tulemused;
värbamisprortsessi raames toimunud suhtlus kandidaadiga;
konkursi tagasiside.

Andmete säilitamise aeg

Smartful säilitab potentsiaalsete kandidaatide ja kandidaatide andmeid vastavalt isiku antud nõusolekule. Potentsiaalsete kandidaatidega kontakteerume teiste platvormide kaudu (näiteks LinkedIn) ja sellised andmed säilivad lähtuvalt konkreetse platvormi seadistustest. Kandidaadil on võimalik meie värbamistarkvaras anda oma nõusolek andmete kogumiseks ja töötlemiseks vaid värbamisprotsessi raames või järgnevaks kolmeks aastaks. Andmete kogumiseks ja töötlemiseks antud nõusoleku perioodist ei sõltu konkreetse konkursi tulemuslikkus.

Konkreetse värbamisprotsessi väliselt andmete säilitamise eesmärgiks on juba tuttav kandidaat tulevaste põnevate pakkumiste raames meeles hoida, et kandidaadi profiilile vastavate tööpakkumistega edaspidi juba otse kontakteeruda.

Lisaks säilitab Smartful õigustatud huvi alusel oma teenuste kvaliteedi hoidmise ja tõstmise eesmärgil info kandideerimishuvi kohta ning värbamisprotsessi parendamiseks kogutud kandidaatide tagasiside.

Meie poolt osutatud teenuste käigus kogutud isikuandmeid säilitame võimalike õigusvaidluste lahendamiseks 10 aastat alates lepinguliste suhete lõppemisest. See tähendab, et säilitame seadusest tuleneva vaidlustusõiguse perioodiks kandideerimisinfo kõigi lõppvooru jõudnud kandidaatide osas. Lisaks säilitab Smartful samaks perioodiks ka edukalt lõppenud värbamisprotsessi raames töölevõtmise fakti, et täita Smartfuli ja kliendi vahel sõlmitud teenuslepingut.

Andmete säilitamise viisid

Kogutavad isikuandmed salvestab Smartful olenevalt teenusest ning töötleb neid andmeid pakutava teenuse raames.

Vastava nõusoleku andnud potentsiaalsete kandidaatide ja kandidaatide isikuandmeid säilitatakse Teamdash värbamistarkvaras ning seega tehniliselt on andmetele ligipääs ka konkreetsel teenusepakkujal.
Loe Teamdash värbamistarkvara privaatsustingimusi siit.

Andmete töötlemise ja jagamise kord

Smartful võib teha koostööd erinevate kolmandate isikutega ja meie volitatud andmetöötlejateks võivad olla teenusepakkujad erinevates valdkondades, mille teenuseid Smartful ise sisse ostab. Töölepinguga töötajatel ja ka teiste lepingute vormide alusel töötavatel töötajatel või koostööpartneritel on lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustus ja sellest lähtuvalt ka kliendi- ja kandidaatide andmete saladuses hoidmise kohustus. Isikuandmetele on ligipääs vaid Smartfuli töötajatel ja värbamistarkvara teenusepakkujal. Lisaks võib pakkumiste ja uudiskirja listiga liitunute isikuandmeid jagada turundusteenuse pakkujatega. Isikuandmete töötlemine toimub teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses.

Kliendiga jagame edasi vaid lõppvooru kandidaatide andmeid omades selleks kandidaadi enda nõusolekut värbamisprotsessis jätkata ja andmed potentsiaalsele tööandjale edastada.

Smartfulil on õigus ja kohustus andmeid jagada seadusest tulenevatel juhtudel.

4. Tööle kandideerijate isikuandmete töötlemise põhimõtted

Kandideerides Smartfuli vahendatud töökohale, annad Sa meile nõusoleku enda isikuandmete töötlemiseks.

Andmete töötlemise ja jagamise kord

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Smartful (reg. kood 14903024). Samuti töötleb sinu isikuandmeid ka volitatud töötleja Teamdash (Recruitment Software OÜ, reg. kood 14936047), kes haldab Sinu andmeid üksnes säilitamise eesmärgil Teamdash süsteemis ning ei töötle andmeid iseseisvalt enda huvides.

Isikuandmete töötlemise eesmärgiks on värbamisprotsessi läbiviimine, sh Sinuga suhtlemine ning Sinu sobivuse hindamine kandideeritavale ametikohale. Lisaks töötleme sinu andmeid talendibaasi loomiseks, mille alusel on meil võimalik Sinu profiilile vastava ametikoha vabanemisel Sinuga ühendust võtta.

Andmete säilitamise aeg

Soovi korral saab liituda Smartfuli talendipangaga. Isikuandmeid säilitatakse kuni 3 aastat pärast värbamisprojekti lõppu, seejärel Sinu isikuandmed kustutatakse (ka talendipangast).

Andmetega seotud õigused

Sul on õigus enda nõusolek isikuandmete töötlemiseks igal ajal tagasi võtta. Samuti on Sul õigus nõuda enda andmete töötlemise piiramist (näiteks soov mitte olla lisatud talendibaasi). Nõusoleku tagasivõtmisel palun võta aga arvesse, et kui Sa võtad oma nõusoleku tagasi enne värbamisprojekti lõppu, siis ei ole meil võimalik Sinu sobivust soovitud ametikohale enam hinnata ning Sinu kandidatuur eemaldatakse.

Lisaks on Sul õigus taotleda ligipääsu nendele isikuandmetele, mida oleme Sinu kohta kogunud värbamise raames. Juhul, kui andmed on ebaõiged või puudulikud on Sul õigus nõuda isikuandmete parandamist või kustutamist.

Isikuandmete turvalisuse tagamine:

Kõikide andmete turvalisuse tagamiseks rakendame tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid. Tagame isikuandmete kaitse tahtliku või tahtmatu hävimise, muutmise, alusetu ligipääsu või mistahes muu ebaseadusliku töötlemise osas.

Turvameetmed sisaldavad muuhulgas: autentimine ja ligipääsuhaldus; paroolid ja vajaduspõhine ligipääs andmetele; turvaline võrgudisain; andmekadude ennetus ja muud pidevalt uuendatavad turvameetmed.

Sinu isikuandmetega seotud õigused:

saada teavet, milliseid isikuandmeid on kogutud ja töödeldud;
parandada või täiendada enda isikuandmeid;
kustutada enda isikuandmeid (kui see ei ole vastuolus seadustega);
tagasi võtta nõusolek enda isikuandmete kasutamiseks pakkumiste ja uudiskirjade edastamiseks;
esitada kaebus, kui sinu õigusi on rikutud.