Miks jääb eesmärkide saavutamine soiku juba enne esimese kvartali lõppu?

Aasta esimene kvartal on peaaegu läbi. Kas sinu või su meeskonna aasta alguses seatud eesmärgid on endiselt elus? Kui ei, siis pole probleem tavaliselt motivatsioonis, vaid süsteemis. Avame pikemalt, kuidas HR- spetsialistid ja juhid saavad aidata inimestel oma eesmärkideni jõuda ja mida saad Sina ise teha, et järjepidevalt edasi liikuda.

Märtsi lõpp on hea koht ausaks vahekokkuvõtteks. 

Aasta alguses seatud eesmärgid, arenguplaanid ja lubadused on enamasti tehtud parimate kavatsustega – nii organisatsioonides kui ka isiklikul tasandil. Ent just nüüd, esimese kvartali lõpus, saab sageli selgeks, et esialgne hoog on raugenud, fookus hajunud ja osa seatud sihte jäänud igapäevatöö surve alla.

Tihtilugu kordub see muster igal aastal. Töötajad seavad arengueesmärke, juhid lepivad kokku prioriteete, personaliosakond kavandab arendustegevusi ja toetavaid protsesse. Ometi jääb suur osa neist sihtidest juba esimese kvartali lõpuks tahaplaanile. Põhjus ei ole enamasti väheses tahtes, vaid selles, et eesmärke käsitletakse liiga sageli tulemustena, mitte käitumise, süsteemide ja keskkonna küsimusena.

Just siin on HR-il võtmeroll. Kui soovime liikuda oma eesmärkide suunas, ei piisa üksnes eesmärkide sõnastamisest. Vaja on kujundada tingimused, kus soovitud käitumine muutub igapäevaseks, realistlikuks ja toetatuks.

Miks eesmärgid nii sageli ebaõnnestuvad?

Eesmärkide saavutamise juures tehakse tavaliselt kolm põhilist viga.

1. Keskendume tulemusele, mitte käitumisele

„Parandame koostööd“, „arendame juhtimiskvaliteeti“ või „tõstame tulemuslikkust“ kõlavad hästi, kuid need ei ütle meile piisavalt selgelt, mida tuleks teha homme, järgmisel nädalal või järgmise kuu jooksul teisiti.

Tulemus sünnib korduvatest käitumistest. Kui eesmärk ei ole tõlgitud konkreetseteks tegevusteks, jääb see sageli abstraktseks sooviks.

2. Ülehindame motivatsiooni, alahindame süsteeme

Motivatsioon on oluline käivitaja, kuid väga halb pikaajaline tugisammas. Me ei tegutse iga päev sama energia, tahtejõu ega emotsionaalse ressursiga. Seetõttu ei saa arengut rajada ainult sisemisele tahtele.

Tulemuslikkust toetavad hoopis hästi disainitud süsteemid: harjumused, töökorraldus, selged rütmid, keskkond, juhitavad protsessid ja väikesed korduvad tegevused.

3. Alahindame keskkonna mõju käitumisele

Soovitud käitumist mõjutavad päeva planeeritud ülesanded, koosolekukultuur, juhtimisstiil, digikoormus, töövahendid, tagasiside sagedus jne.

Kui süsteem soosib katkestusi, ülekoormust ja pidevat reageerimist, siis ei maksa oodata, et  liigud järjepidevalt pikaajaliste arengueesmärkide suunas.

HR ekspertide ja juhtide roll: eesmärkide seadmisest käitumise disainini

Organisatsioonides ei tasu alahinnata personalitiimi teadmisi ja toetust, vaid seda tasub targalt kasutada. HR-i mõju ei seisne ainult selles, et aidata eesmärke sõnastada. Tõeline väärtus tekib siis, kui HR aitab kujundada keskkonna, kus eesmärkide poole liikumine muutub realistlikuks ja järjepidevaks.

Selleks tasub vaadata eesmärkide juhtimist viie praktilise vaatenurga kaudu.

Seo eesmärk identiteediga

Püsiv muutus algab harva küsimusest „Mida ma tahan saavutada?“. Palju tugevam küsimus on: „Kelleks ma tahan saada?“

Kui organisatsioonina või ise sõnastame eesmärgi ainult tulemuse keeles, jääb see sageli kaugeks. Kui aga seome eesmärgi identiteediga, muutub see sisulisemaks ja käitumist suunavamaks.

Näiteks:

• mitte „pean parandama kliendikogemust“, vaid „tunnen vastutust kliendi kogemuse eest“;
• mitte „arendan end juhina“, vaid „olen juht, kes loob teadlikult oma meeskonna arenguks ruumi“.

HR eksperdina või juhina saad siin palju ära teha arenguvestlustes, juhtide toetamisel ja organisatsiooni sisekommunikatsioonis. Küsimus „Milliseks professionaaliks sa soovid kujuneda?“ on sageli palju võimsam kui „Millise eesmärgi sa endale sead?“

Disaini töökeskkond soovitud käitumist toetama

Kui soovime muutust, peame vaatama ausalt otsa ka sellele, kuidas töö on üles ehitatud.

Kas meie protsessid toetavad fookust või killustavad seda?
Kas juhtimisrutiinid aitavad arengut nähtavaks teha või piirduvad tulemuste hilise hindamisega?
Kas töötajal on päriselt ruumi õppimiseks, katsetamiseks ja uute harjumuste kujundamiseks?

Sageli ei vaja organisatsioon suurejoonelisi programme, vaid väikseid, hästi sihitud muudatusi:

• lühemad ja eesmärgistatumad koosolekud;
• regulaarsed 1:1 vestlused;
• kalendrisse planeeritud fookusajad;
• lihtsustatud otsustus- või kinnitusringid;
• tööriistad, mis toetavad prioriteetide hoidmist.

Juhi jaoks tähendab see praktiliselt üht väga olulist küsimust: kas meie töökorraldus teeb soovitud käitumise lihtsamaks või raskemaks.

Mõtle takistustele ja nende ületamise viisidele

Paljud eesmärgid ei jää täitmata mitte seetõttu, et inimene ei hooli, vaid seetõttu, et me ei ole ette valmistunud vältimatuteks takistusteks.

Siin toimivad hästi nn „kui-siis“ plaanid. Need aitavad ette mõelda kriitilised olukorrad ja määrata neile juba varem sobiva reaktsiooni.

Näiteks:

• kui tööpäev täitub ootamatute kiirete teemadega, siis võtan vähemalt 30 minutit oma kõige olulisema arendustegevuse jaoks;
• kui saan keerulist tagasisidet, siis ei vasta kohe, vaid võtan esmalt pausi ja sõnastan vastuse teadlikult;
• kui prioriteedid lähevad segaseks, siis vaatan need koos juhiga uuesti läbi.

HR eksperdi või juhina saad seda lähenemist tuua nii arenguvestlustesse, juhtide tööriistakasti kui ka eesmärkide kvartaliülevaadetesse. Eesmärk ei ole vaid teada, mida inimene tahab saavutada, vaid ka seda, kuidas ta käitub siis, kui tegelik elu plaani segama hakkab.

Ehita muutus mikroharjumustest, mitte suurtest hüpetest

Üks suurimaid vigu organisatsioonilistes arenguplaanides on see, et esimene samm on liiga suur.

Kui me peaks järsku tegema kõike teistmoodi, on vastupanu loomulik. Kui muutus algab aga väikesest, regulaarsest ja teostatavast harjumusest, suureneb tõenäosus, et sellest saab päris käitumismuster.

Praktilised näited:

• juht alustab iganädalast 10-minutilist arengufookusega 1:1 vestlust;
• meeskond võtab igas nädalakoosolekus 2 minutit refleksiooniks, mis läks hästi ja mida võiks teha paremini;
• töötaja seab endale eesmärgiks ühe teadliku tagasisideandmise hetke päevas;
• kalendrisse broneeritakse iga päev lühike fookusplokk strateegiliseks mõtlemiseks.

Järjepidevus võidab intensiivsuse. Väike samm, mida päriselt tehakse, on väärtuslikum kui suur ambitsioon, mis jääb paberile.

Mõõda protsessi, mitte ainult tulemust

Kui näeme ainult kauget lõpptulemust, on lihtne kaotada tunnetus, et liikumine üldse toimub. Kui aga nähtavaks teha protsess, suureneb kontrollitunne, selgus ja motivatsioon.

Seepärast tasub lisaks tulemuste mõõtmisele jälgida ka käitumuslikke sisendeid:

• mitu 1:1 vestlust juht sel nädalal pidas;
• kui sageli töötaja võttis teadlikult aega õppimiseks või refleksiooniks;
• mitu korda anti kvaliteetset tagasisidet;
• kui järjepidevalt hoiti kinni kokkulepitud arengurütmist.

See ei tähenda, et tulemustel pole tähtsust. Vastupidi. Aga tulemuseni jõutakse läbi nähtava protsessi. HR eksperdina saad aidata organisatsioonidel luua hindamis- ja arendussüsteeme, kus protsessi märgatakse, tunnustatakse ja juhitakse sama teadlikult kui tulemust.

Kuidas siit juhi ja personali eksperdina edasi liikuda?

Tasub küsida:

• kas meie arengueesmärgid on piisavalt käitumuslikud ja arusaadavad;
• kas juhina oskand töötajaid toetada mitte ainult sihtide seadmises, vaid ka igapäevaste mustrite kujundamises;
• kas meie töökorraldus toetab arengut või neelab selle ära;
• kas mõõdame ainult tulemust või ka sinna viivaid tegevusi.

Kõige olulisem on mõista, et eesmärkide ebaõnnestumine ei ole enamasti inimeste läbikukkumine. See on märguanne, et süsteem vajab kohendamist.

Tark juht ja personalisüsteemi arendaja küsib, milliseid tingimusi inimesed vajavad, et nende eesmärkide poole päriselt liikuda.

Kuidas mina ise saan oma eesmärkidele lähemale liikuda?

Ka siis, kui organisatsioon ei ole veel kõiki toetavaid süsteeme loonud, saad Sina oma eesmärkide nimel palju ära teha. Kõige olulisem on lõpetada lootmine pelgalt motivatsioonile ja ehitada enda ümber toimiv rutiin.

Alusta samuti sellest, et sõnastad eesmärgi ümber identiteediks. Mitte „tahan rohkem õppida“, vaid „olen inimene, kes õpib järjepidevalt“. See aitab muuta tegevuse osaks sinu professionaalsest enesepildist.

Tee soovitud käitumine võimalikult lihtsaks. Pane vajalik materjal, tööriist või järgmine samm enda jaoks nähtavale. Seda suurem on tõenäosus, et tegutsed.

Mõtle ette oma peamised takistused. Küsi endalt: mis mind kõige tõenäolisemalt rööpast välja viib? Seejärel loo endale lihtne „kui-siis“ plaan. Näiteks: kui päev läheb ootamatult kiireks, siis teen vähemalt 10 minutit oma kõige olulisema eesmärgi heaks.

Alusta väiksemalt, kui tundub vajalik. Liiga suur algus tapab järjepidevuse. Väike tegevus, mida teed regulaarselt, loob rohkem muutust kui suur pingutus, mis jääb ühekordseks.

Jälgi protsessi ja märka, mitu korda sa tegelikult oma eesmärgi nimel tegutsesid. See loob eduelamuse, mis toetab jätkamist palju rohkem kui pelgalt kauge lõpptulemuse ootamine.

Eesmärkideni ei jõuta enamasti suure tahtejõu abil. Sinna jõutakse süsteemide, väikeste korduste ja teadliku enesejuhtimise kaudu.

Kui aasta alguses seatud sihid on märtsi lõpuks hajuma hakanud, ei ole veel midagi kadunud. 

Vastupidi – just praegu on õige hetk vaadata üle aasta alguse lubadused ja lõpetada eesmärkide käsitlemine ainult soovidena ja hakata vaatama neile kui käitumise, süsteemide ja töökorralduse küsimusele.

See on võimalust kujundada keskkondi, kus areng ei jää juhuse hooleks. Sinu jaoks tähendab see võimalust liikuda edasi mitte suurema pingutuse, vaid targema ülesehituse kaudu.

Pea meeles, et eesmärkide saavutamine on võimalik, kui nende ümber on loodud süsteem, mis aitab edasi liikuda ka siis, kui esialgne hoog on kadunud.

Personalijuhtimise konsultatsioon on hea võimalust kutsuda meie HR konsultandid endale appi, et kaardistada protsessid ja nende sobivus soovitud eesmärkide saavutamiseks koostöös välise silmapaariga. Individuaalseid eesmärke aitab üle vaadata ja luua toimiva plaani coaching.