Eduka onboardingu 11 sammu

Ettevõtted näevad palju vaeva ning panustavad palju nii aega kui ka raha endale uute töötajate leidmiseks. Paraku võivad need pingutused mitte vilja kanda, kui uued töötajad ei suuda sulanduda kollektiivi või ei saa oma ülesannetega hakkama. Just selle vältimiseks on vaja tugevat onboarding-u programmi.

Mis on onboarding?

Sisseelamisprogramm ehk inglise keeles onboarding, on uue töötaja toetamine, mis tagab töötajale enesekindluse ja iseseisvuse ning see omakorda tööga rahulolu, produktiivsuse ja tulemuslikkuse. Onboarding-u protsess algab juba sellest hetkest kui kandidaat on välja valitud ja leping sõlmitud. Onboarding-u käigus saab uus töötaja ettevõtte poolt tööks vajalikud vahendid, kontaktisiku või mentori, ülevaate oma tööülesannetest, organisatsiooni taustast ja ka töökultuurist.

Tänapäeval on paljud ettevõtted sunnitud minema kaugtööle, mis muudab omakorda ka seda, kuidas uute töötajate sisseelamisprogrammi läbi viia. Kaugtööl olevate töötajate osakaal on koroona situatsiooni tõttu oluliselt tõusnud ning praeguse seisuga on kaugtöö saanud paljude jaoks ainukeseks viisiks, kuidas veel tööd teha. Statistikaameti uuringu põhjal suundus 2020. aastal 163 700 töötajat kaugtööle. Seda on 40 400 võrra rohkem kui 2019. aastal. Kõige hüppelisem kasv toimus 2020. aasta teises kvartalis, kui Statistikaameti uuringu sõnul lisandus 200 000 kaugtöö tegijat. See tähendab, et paljud ettevõtted peavad enda onboarding-u programmi ümber mõtlema, et ka kaugtöö oludes saaks uus töötaja ennast võimalikult hästi tunda ja ka vajadusel abi saada, et töö sujuks paremini.

Et töösuhe algaks õige noodiga ja uus töötaja oleks rahul, siis oleme kokku pannud 11 sammu, mida onboarding-u protsessis järgida ja kasutusse võtta.

1. Jaota sisseelamise periood etappideks

Sisseelamise perioodi etappideks jagamine aitab paika seada tegevuskava, millega saab selgeks, et kes, mida ja millal peaks onboarding-u raames tegema ning kes on vastutavad erinevate sammude eest. Lähenedes onboarding-ule struktureeritult, ei jää midagi tegemata ega märkamata ning sisseelamise protsess on tunduvalt tõhusam.

Sisseelamisperiood on ettevõtete puhul erinev, üldjuhul on selleks katseaja periood ehk 4 kuud, kuid soovitatav oleks onboarding programm läbi mõelda veidi pikemaks ajaks ehk näiteks esimeseks 6 kuuks või koguni esimeseks aastaks. Sellel perioodil on mõistlik uue töötaja vastutust järk-järgult tõsta ning ühiselt seada talle ka nii lühi- kui ka pikaajalised eesmärgid. See võimaldab töötajatel näha võimalust ennast selles ettevõttes teostada ja järkjärguliselt areneda. Mõtteid, mis ülesandeid uutele töötajatele planeerida, on võimalik küsida juba kogenud töötajatelt ning uurida, mis neil omal ajal segadust tekitas või millistest tegevustest puudu jäi. Seega tasub oma tegevuskavasse sisse planeerida ka uutelt töötajatelt regulaarne tagasiside kogumine, et seeläbi oma onboarding programmi edasi arendada. Glassdoori uuringust selgus, et hea ja struktureeritud uute töötajate sisseelamisprogrammi loomisel võib koguni 82% töötajatest pikemaks perioodiks tööle jääda. Seega on oluline panna rohkem rõhku uute töötajate sisseelamisele, et ei peaks lähiajal samale ametikohale uuesti uusi töötajaid värbama. Halvasti planeeritud sisseelamisprogramm suurendab töötajate voolavust ning see on ajaline ja ka rahaline lisakulu.

2. Loo checklist kõigile protsessiga seotud osapooltele

Uute töötajate sisseelamisprogrammi toetamiseks võiks kasutusse võtta checklist-id ehk kontrollnimekirjad, mis koondavad iga protsessiga seotud osapoole tegevused ühte kohta kokku ning annab struktureeritud lähenemise nende täitmisele. Checklist-i põhjal saab samm-sammult jälgida, kas vajalik tegevus on uue töötajaga tehtud või mitte. Lisaks on soovitatav checklist-is iga tegevuse taha määrata ka orienteeruv ajakava ehk mis hetkel konkreetseid samme astuda tuleks.

Näiteks võib checklist-i esimese tööpäeva eelseks tegevuseks kirja panna “Veendu, et uue töötaja kohta on kõigile töötajatele läinud tutvustav e-mail”, “Veendu, et uuele töötajale on tööarvuti valmis seatud” või “Veendu, et uuel töötajal on esimesel nädalal iga päev kellegagi ühine lõuna”. Checklist-i tegevused peaksid olema võimalikult konkreetsed. Seega tasub iga asi eraldi välja tuua, et vältida arusaamatusi. Kaugtöö oludes on mitmed tegevused kindlasti tavapärasest erinevad ning rohkem detaile tuleb läbi mõelda. Näiteks vajalikud töövahendid tuleks kuidagi töötajale koju toimetada, ühiseid lõunaid tuleb planeerida videosilla vahendusel jne. Kui kaugtöö oludes teisi töötajaid väga ei näe, siis ühine lõunatamine võimaldab ka teiste töötajatega tutvuda ja ennast osana tiimist tunda

3. Mõtle läbi dokumentatsioon

Sisseelamise käigus tuleb uuel töötajal tutvuda ka mitmete erinevate dokumentidega nagu näiteks töösisekorraeeskirjad, ametijuhendid, tööohutusjuhendid, eetikakoodeks, konfidentsiaalsuslepped ja palju muud. Enne sunnitud kaugtööle minekut allkirjastati paljusid dokumente peamiselt paberil. Kaugtöö oludes tuleb aga ka dokumentidega tutvumise ja nende allkirjastamise protsess ümber mõelda. Kas uuel töötajal on vajalikud ligipääsud dokumentidele, millega tal on kohustus tutvuda? Kuidas tagatakse dokumentide õigeaegne allkirjastamine? Võimalus on dokumendid viia digiformaati ning palude töötajal need digitaalselt allkirjastada. Rahvusvaheliste tiimide puhul võib digitaalse allkirjastamise võimalus olla keeruline ning siis tasub mõelda dokumentide saatmisele näiteks kulleriga.

Sisseelamisprogrammi esimestes etappides on soovitatav dokumentatsioonile võimalikult väike rõhk panna. Esimesed tööpäevad peaksid looma positiivse tunde ja kogemuse – kuhjates uus töötaja üle igasuguste reeglite ja nõudmiste lugemisega, tekib tõenäoliselt hoopis negatiivne esmane emotsioon. Jäta esimesed päevad inimestega tutvumiseks ning palu allkirjastada tõesti hädavajalikud dokumendid.

4. Määra uuele töötajale otsene juht

Uuele töötajale tuleb kohe alguses määrata ka üks kindel otsene ülemus, kes annab töötajatele ülesanded. Otsene ülemus peab algul kindlasti mõtlema, milliseid ülesandeid esimestel päevadel või nädalatel anda, et töötaja saaks ka nendega hakkama ja jõuaks tööga harjuda. Esimeste päevade ülesanded peaksid mõjuma töötajat võimendavalt ehk ei tohiks olla liiga keerulised, sest siis tekib töötajal kohe alguses tunne, et ta ei saa hakkama. Samuti paneb otsene ülemus paika, mis on uue töötaja eesmärgid tema katseajal ning kuidas katseaja edukust mõõdetakse.

Kui kindlaid eesmärke ei ole kokku lepitud, siis võib jääda mulje, et uus töötaja ei sobi sellele ametikohale, sest ta ei vasta juhi ootustele. Kuid see on ainult sellepärast, et otsene ülemus pole ise temasse piisavalt aega ja energiat panustanud. Kui otsene ülemus pole selgelt öelnud, millega uus töötaja peaks tegelema ehk millised on tema osas seatud ootused, siis ei saagi uus töötaja juhi ootustele vastata. Otsesel juhil peaks olema selge ülevaade, mida ta uuelt töötajalt ootab, ning ta peaks neid ootuseid selgelt ka uuele töötajale kommunikeerima. Otsese juhi vastutus on veenduda selles, et uus töötaja tunneks ennast ettevõttes võimalikult hästi.

5. Loo uuele töötajale koolituskava

Iga uue töötaja puhul tuleks eraldi läbi mõelda ka tema onboarding programmiga seotud koolitused. Koolitused võivad osakondade ja rollide lõikes olla väga erinevad. Küll aga on igal ettevõttel ka selliseid koolitusi, mis on iga töötaja jaoks kohustuslikud. Sellisteks koolitusteks on näiteks sissejuhatav koolitus ja tööohutuskoolitus. Koolituskava koostamine on oluline, et ükski oluline koolitus ei ununeks ning kohustuslikke koolitusi saaks arvestada ka uue töötaja sisseelamisprogrammi checklist-ide koostamisel.

Kaugtöö puhul on kasulik teha koolitused lühemaks ning need erinevate päevade vahel ära jagada, kuna nii on läbi videokõne lihtsam inimesi kaasata ning nende tähelepanu hoida. Täispikkade läbi veebi organiseeritud koolituspäevade puhul ei pruugi kõik kuulajad kogu infot täies mahus enam omandada ega meelde jätta.

Koolituste loomisel tasub kaaluda ka videokoolitusi. Videokoolituste loomine on eriti efektiivne siis, kui uusi töötajaid on korraga rohkem. Videokoolitused aitavad koolitaja tööaega kokku hoida ning annab uuele töötajale võimaluse oluline koolitus läbida endale sobival ajal ehk näiteks hetkedel, kui muid tööülesandeid parasjagu antud ei ole.

Koolituskava koostamisel ja koolituste planeerimisel tasub läbi mõelda ka selle, et millist infot saab edasi anda ka näiteks lihtsa lugemismaterjalina või videotena. Lisaks tasub mõelda, et milline osa materjalist on piisavalt atraktiivne ja uue töötaja jaoks huvitav, et seda võiks jagada ka juba enne esimest tööpäeva. Uue töökoha ootuses on töötaja väga motiveeritud ning enamasti rõõmuga valmis lisaks lugema, et ettevõtet paremini tundma õppida.

6. Määra uuele töötajale kontaktisik (buddy)

Liituda uue meeskonnaga on põnev, kuid siiski ka hirmutav. Selleks, et uus töötaja ei tunneks ennast üksikuna või võõrana, on vajalik leida talle kolleegide hulgast buddy. Kontaktisikuks ehk buddy-ks on eelkõige inimene, kes hakkab uue töötajaga esimesel päeval tegelema, näitab ära kus ta istub ning tutvustab töövahendid. Esimeseks kontaktisikuks võib olla töötaja, kes on ka ise sellesse tiimi värskelt liitunud ning mäletab hästi, mis tunne oli olla ettevõttes või tiimis uus liige. Kontaktisik aitab uuel töötajal leida vastused kõigile ta küsimustele ning viib ta selleks ettevõtte sees kokku õigete inimestega.

Olenevalt ettevõttest võiks lisaks buddy määramisele kaaluda ka mentori määramist. Mentori roll oleks toetada uut töötajat just tööalase arengu vaates. Kaugtöö oludes on buddy ja mentori roll küll natuke erinev kuid nende peamine eesmärk jääb samaks – toetada uut töötajat igal sammul. Kaugtööd tehes vajab ka buddy ja mentori roll rohkem etteplaneerimist, et teha regulaarseid kõnesid ja videokohtumisi.

Kontaktisiku või mentori olemasolu aitab uuel töötajal ettevõttesse kiiremini sisse elada, muudab nende töö efektiivsemaks ja toob ettevõttele rohkem kasu. Mida põhjalikum onboarding on, seda rohkem julgeb ka töötaja abi küsida ning saab kiiremini iseseisvaks. Kontaktisikute olemasolu aitab vähendada ka riski, et töötaja teeb midagi valesti lihtsalt seetõttu, et teda ei juhendatud piisavalt või ta jäi oma küsimustega üksi.

7. Kaugtöö oludes töökeskkonna ülesseadmine

Kaugtöö puhul tuleb mõelda ka sellistele töökeskkonna aspektidele, millele näiteks tavapärases kontoris mõtlema ei pea. Kodustes oludes töötamise puhul on oluline, et uuel töötajal oleks olemas õige töökeskkond, mille hulka kuulub kontorilaud, töötool, kuvar, mürasummutavad kõrvaklapid, piisav valgustus, hea internetiühenduse olemasolu jms. Uue töötaja käest tuleb küsida, kas tal on kodus töötamiseks kõik vahendid olemas. Kui midagi on puudu, siis tuleb võimalusel toimetada vajalikud töövahendid uuele töötajale kontorist koju või siis anda eelarve vajalike vahendite soetamiseks. Õigete töövahendite olemasolu aitab hoida töötaja efektiivsust ning näitab, et tööandja hoolib oma töötajate heaolust.

Samuti tuleb uue töötajaga üle vaadata ka kõik IT süsteemid. Kaugtööd tehes võib üksi jäetud tunne tekkida veel kiiremini kui teistega koos töötades. Seetõttu on oluline, et sisseelamise käigus on mõeldud ka töö nii öelda logistilisele poolele. Soovitame uuele töötajale planeerida kohe esimeseks päevaks videokohtumine ka ettevõtte IT osakonna esindajaga, et kõik tööks vajalikud süsteemid, programmid ja ligipääsud saaksid koos üle vaadatud ja nende toimimises oleks veendutud.

See on oluline, et töö sujuks paremini ning tulevikus oleks võimalikult vähe takistavaid probleeme. Koos võiks testida ka uue töötaja internetiühendust – kas see on piisav ettevõttes kasutusel olevate süsteemidega töötamiseks ning näiteks suuremate videokoosolekute pidamiseks? Kui ei, siis tuleks uuele töötajale muretseda ka näiteks netipulk või leida mõni muu lahendus.

8. Aita uuel töötajal teiste töötajatega tutvuda

Samuti tuleb tutvustada uut töötajat isiklikult ka kõigile tema jaoks olulistele töötajatele ja partneritele, kellega ta hakkab koos töötama. Sisseelamisprogrammiga on kindlasti seotud värbaja, värbav juht, töötaja otsene juht, uue töötaja meeskond ning IT osakond. Lähtuvalt uue töötaja rollist ja tööülesannetest võib tema peamiste koostööpartnerite list olla erinev. Iga töötaja liitumisel tuleks see list läbi mõelda ja neid uuele töötajale esimesel võimalusel tutvustada.

Kaugtöö oludes on üheks väga heaks viisiks näiteks video vahendusel jututubade või grupivestluste loomine. Selleks, et uus töötaja sulanduks meeskonda kiiremini ja tunneks ennast ettevõtte osana, on vajalik luua palju erinevaid võimalusi teiste töötajatega suhtlemiseks. Lisaks võib luua ka ühe eraldi grupi ainult uutele töötajatele, kus nad saavad omavahel muljeid jagada ja üksteisele toeks olla.

9. Mõtle läbi onboarding programmi tagasiside

Oluline on tekitada ka uuele töötajale võimalus tagasiside andmiseks. Selleks on soovitatav, et näiteks personaliosakonna esindaja suhtleb uute töötajatega regulaarselt ning hoiab nende sisseelamisel silma peal. Regulaarsete vestluste või koguni regulaarsete mini-uuringute eesmärgiks on teada saada, kuidas onboarding läinud on ja kuidas seda tulevikus paremaks muuta.

Pidev tagasisidestamine võimaldab juhtidel paremini jälgida uute töötajate arengut ning näha ka kitsaskohti, mida võimalikult kiiresti parandada. Uue töötaja tagasiside on väga hea sisend, mille järgi hinnata ja parandada oma sisseelamisprogrammi. Just seetõttu on vaja julgustada töötajad rääkima ka nendel teemadel, mis on neile jäänud ebaselgeks, milles nad vajavad enam tuge või mis kõhklused neil on tekkinud.

10. Näita uuele töötajale, et ta on oodatud

Lisaks kõigele eelnevale on paljudel ettevõtetel kombeks ka ettevõtte poolt tervituseks kingi tegemine. Kingitusena on soovitatav kasutada ettevõtte oma meeneid (näiteks logoga tass, märkmik, pastakas, šokolaad vms). Ka väike ja mitte liialt kallis kingitus annab uuele töötajale juba alguses märku, et ta on oodatud ja ettevõtte peab oma töötajaid meeles. Uuring näitab, et 81% töötajatest tunneb ennast hinnatuna, kui tööandja neile kingitusi teeb.

Samuti aitab selline žest ehitada sisemist brändi ning kinnistada seda ka uue töötaja jaoks. Esimestel tööpäevadel on väga oluline luua positiivseid emotsioone. Kui töötaja tunneb, et nii tema kaastöötajad kui ka juht hoolitsevad tema eest, siis räägib ta oma positiivsest kogemusest tulevikus ka teistele ning see toetab sinu ettevõtte välist tööandja brändi.

11. Tähista uue töötaja saavutusi – ka kõige väiksemaid!

Kui uus töötaja viis edukalt läbi enda esimese projekti, siis see on tähistamist väärt. Sellisel moel saab panna töötaja tundma, et teda ja tema tööd väärtustatakse. Töötajate väärtustamine viib meeskonda rohkem kokku ning annab uuele töötajale ka rohkem motivatsiooni, et samamoodi või veel pareminigi edasi töötada. Uued töötajad vajavad, et neid väärtustatakse. Tunnustamine on veelgi tähtsam kaugtöö oludes, et töötaja teaks, et ta on senimaani head tööd teinud ning on õigel teel.

Järgides neid 11 sammu, annad oma uutele töötajatele motivatsiooni juurde ning aitab neis tekitada tunnet, et neid väärtustatakse ja neist hoolitakse. Hästi planeeritud ja ellu viidud onboarding programm aitab ettevõttel luua paremaid suhteid oma töötajatega, toetab tööandja brändi arengut, vähendada töötajate voolavust ning seeläbi hoiduda täiendavatest kulutustest.

 

Tutvu ka meie onboarding teenusega siin ning onboarding koolitustega siin!