Paljud ettevõtted alustavad asutajate ja paari töötajaga, kes ei ole personalivaldkonnast. See tähendab, et personalivaldkonnaga tegeleb oma igapäevaste muude ülesannete kõrvalt ettevõtte asutaja või keegi teine tiimist. Aga tiimi kasvades tekib personaliga seotud teemasid ja ülesandeid ühe juurde ning mingil hetkel tuleb teadlikult ka korralikud personalijuhtimise protseduurid ja strateegia paika panna.

Nullist personalivaldkonna funktsiooni üles ehitamine tundub väga suur projekt – millest alustada? Oleme kirja pannud peamised sammud, mis aitavad sul näha, et tegelikult on see täiesti tehtav. Siin on personalijuhtimise (HR) funktsiooni tööle panemiseks vajalikud sammud – hakka samm-sammult minema ning näed peagi, et sinu ettevõtte personalijuhtimise funktsioon on valmis ja toimiv.

1.  ALUSTA VÄÄRTUSTEST JA KULTUURIST – NEED ON KÕIGE ALUS

Alusta oma ettevõtte väärtuste ja kultuuri määratlemisest. Igal ettevõttel on oma kultuur. See, kas ettevõtte kultuur on teadlikult loodud või isetekkeline, on sinu enda teha. Mille eest te ettevõttena seisate? Kuidas teie ettevõttes tööd tehakse? Millist käitumist teineteiselt oodatakse?

Sinu ettevõtte kultuur ja väärtused on kõige muu alustalaks. Kui tunned, et vajad personalifunktsiooni üles töötamisel abi, siis üks võimalus on kaaluda ka ajutise (interim) personalijuhi kaasamist. Loe ajutise ehk interim personalijuhi kohta lähemalt SIIT. Kui aga sinu ettevõttes on juba osad personalijuhtimise protsessid paigas, siis tasub kaaluda välise ülevaataja kaasamist, et leida arengukohad ning oma protsesse veelgi arendada. Personalivaldkonna auditist saad lähemalt lugeda SIIT.

2. PLANEERI TÖÖJÕUD, MIDA SU ETTEVÕTE EDUKS VAJAB

Tööjõu planeerimine hõlmab endas tööjõu vajaduse läbimõtlemist, töötajate puudumiste juhtimist ja haldamist, vahetuste ja töögraafikute planeerimist ning ületundide haldamist.

Soovitame alustada olemasoleva tiimi oskuste kaardistamisest. Seejärel pane kirja kõik need oskused, mis on su tänasest tiimist puudu – see annab vastuse küsimusele, et milliseid inimesi sa oma tiimi juurde vajad.

Mõtle oma ärilistele eesmärkidele ja suurele pildile. Planeeri ette, milliseid oskusi ja kui palju inimesi sul on vaja selleks, et ettevõtte eesmärgid saavutada. Selle pealt saad juba oma ettevõtte struktuuri paika panna – tekib ülevaade vajalikest rollidest. Tööjõu planeerimine annab hea ülevaate sellest, et mis hetkel, keda ja miks on vaja värbama hakata.

3. JÄRGMINE SAMM ON LUUA PERSONALIJUHTIMISE STRATEEGIA JA EELARVE SELLE ELLU VIIMISEKS

Igal ettevõttel on eduks vajalik üldine äristrateegia. Sama on vaja ka personalijuhtimises – loo strateegia ka oma personalijuhtimise funktsioonile. Personalijuhtimise strateegia tähendab läbi mõeldud ja süsteemset tegutsemist selle nimel, et saavutada ettevõtte eesmärgid läbi oma töötajate efektiivsuse. Kuidas saab personalijuhtimise funktsioon aidata kaasa ettevõtte üldiste eesmärkide saavutamisele? Milline on eelarve, mille raamesse vajalikud personalijuhtimise tegevused peaksid mahtuma?

4. HOIDES PERSONALIJUHTIMISE STRATEEGIAT MEELES – MILLISEID INIMESI OMA ETTEVÕTTESSE VAJAD?

Teades oma ettevõtte eesmärke ja seda, kuidas personalijuhtimise funktsioon nende saavutamist toetab, saad arusaama sellest, milliseid talente parimate tulemuste saavutamiseks oma meeskonda vajad. Oluline on teda, keda oma meeskonda vajad. Järgmine samm on mõista ja kaardistada oma sihtgrupi ootused – mis on neile talentidele tööandja juures oluline? Osates sellele küsimusele vastata, oskad neid õige väärtuspakkumisega oma ettevõttesse meelitada. Loo tööandja brändi strateegia mis kõnetab sinu sihtgruppi ehk neid talente, keda oma ettevõttesse vajad.

Meeskondade analüüsimisel on abi näiteks erinevatest professionaalsetest testidest. Näiteks DiSC® käitumistüübi testid aitavad paremini mõista meeskonna koosseisu ning meeskonna tugevusi ja nõrkusi tervikuna. Loe meeskonna analüüsiga seotud teenustest lähemalt SIIT.

5. KAARDISTA VÄRBAMISPROTSESS

Järgmine samm on mõelda läbi värbamisprotsess ja värbamispoliitika nii, et need toetaksid ettevõtte strateegiat ja oleksid kooskõlas teie väärtustega. Juba enne, kui päriselt värbama hakkate, siis mõtle läbi – kes hakkavad värbamisega tegelema ja milliseid koolitusi nad eelnevalt vajavad? Veendu, et värbamisse kaasatud töötajad mõistavad suuremat pilti – tutvusta neile ettevõtte, personalijuhtimise ja tööandja brändi strateegiat, et nad oskaksid värbamisel nendest lähtuda.

Enne värbamisprojekti alustamist tasub korra aeg maha võtta ja mõelda läbi olemasolevad ressursid. Kas sul on kõik vajalik selleks, et värbamine efektiivselt läbi viia – kas värbamisse kaasatud töötajad on väljakutseks valmis, kas neil on vajalikud oskused ja ajaline ressurss, et tagada värbamise kvaliteet, või tuleks parimate talentide leidmiseks kaaluda välise värbamispartneri kaasamist?

Tööandja brändi loomisest ja arendamisest ning tööandja brändiga seotud teenustest loe lähemalt SIIT ning värbamisprotsessist saad lähema ülevaate SIIT.

6. LÄBIMÕELDUD SISSEELAMISPROGRAMM ON EDUKA TÖÖSUHTE ALUSEKS

Kui oled oma ettevõttele sobiva uue töötaja leidnud, siis järgmisena tuleks keskenduda onboarding-ule ehk sellele, et uue töötaja sisseelamine oleks võimalikult sujuv ning tekitaks soovi ettevõttesse pikemaks jääda. Edukas sisseelamine on vundamendiks töötaja kaasatusele ja päris tulemuste saavutamisele. Veendu, et teie uus tiimiliige tunneb ennast oodatuna ning tal on olemas kõik vajalik, et edukalt tööle asuda.

Kindlasti pööra tähelepanu ka uue töötaja töökohale ning ressurssidele, mida nad esimesest päevast oma töö tegemiseks vajavad. Vajalike töövahendite olemasolu ja valmis seatud töökoht aitavad uuel töötajal tunda, et teda on tõesti oodatud.

7. HOOLITSE OMA TÖÖTAJATE TÖÖOHUTUSE JA HEAOLU EEST

Personalijuhtimise alla mahub ka töötajate töötervishoiu ja tööohutuse valdkond. See kõik mõjutav su töötajate heaolu. Uuri kohalikku seadusandlust ning veendu, et teie töökeskkond ja protsessid on seadusega kooskõlas. Paljud ettevõtted tegelevad töötervishoiu ja tööohutuse teemaga vaid seetõttu, et saada linnuke kirja ning olla seadusega kooskõlas.

Kui oma töötajatest ja nende heaolust päriselt hoolid, siis tasub sisuliselt nendesse teemadesse süveneda. Terved ja õnnelikud töötajad on ettevõtte edu ja klientide rahulolu võtmeks. Leia partner, kes aitab sul tänase töökeskkonna üle vaadata ja vajalikke muudatusi ellu viia. Sellest on kasu nii sinu töötajatel kui ka sinu ettevõttele tervikuna.

Lisaks füüsilisele heaolule tasub meeles pidada ka töötajate vaimset tervist. Millised on tööga kaasnevad vaimse tervise riskid ning kuidas ettevõttena neid maandada? Kuidas aidata töötajatel vaimse tervise probleeme ennetada?

Kui tunned, et vajad tööohutuse teemadel välise partneri abi, siis anna meile julgelt märku. Loe töökeskkonna teenustest lähemalt SIIT.

8. LOO TULEMUSJUHTIMISE PROTSESS, MIS AITAB TÖÖTAJATEL ARENEDA

Tihti usutakse, et tulemusjuhtimine algab töötajate töötulemuse hindamisest. Tegelikult, nagu kõigi teistegi protsesside puhul, peaks alustama planeerimisest. Alusta tulemusjuhtimisele mõõdikute (KPI-de) ning eesmärkide ja võtmetulemuste (OKR-ide) seadmisest. Vaid pärast seda on võimalik kokkulepitud mõõdikute alusel töötaja tulemusi võrrelda sellega, millised eesmärgid ja võtmetulemused sai seatud.

Mõtle oma tulemusjuhtimise protsessile – mida, kuidas ja kes hindab? Lisaks mõtle tagasiside protsessile – kuidas, millal ja millist tagasisidet antakse töötajale eesmärkide eduka täitmise puhul või juhul, kui tulemused ei vastanud kokkulepitule?

9. TUNNUSTA TÖÖTAJATE KAASATUST JA TULEMUSI

Tunnustamise viisid olgu läbimõeldud ja süsteemsed. Alustada võiks palgavahemike ning lisatasude ja boonusprogrammide kaardistamisega kõikidele ettevõttes olevatele rollidele. Tunnustuste läbi mõtlemine on oluline, et hoida palga ja boonustega seotud otsused võimalikult objektiivsed.

Kirja saanud palga- ja boonussüsteem on justkui esimene tasand. Selle peale annab ehitada ka muud töötajate tunnustamise programmid. Kuidas hea töö eest tunnustatakse? Kuidas väärtustatakse töötaja lisa pingutust?

Tunnustamiste ja töötasuga käivad käsikäes ka edutamised. Millised on ettevõtte põhimõtted edutamise osas? Edutamiste poliitika välja töötamisel on oluline, et see haakuks ka värbamispoliitikaga. Kas ametikoha vabanemisel on eelis seisus oma töötajad ning annate neile võimaluse ettevõtte sees kasvada või rakendate iga vabanenud ametikoha puhul avalikku konkurssi ehk otsite uut töötajate ka väljast?

10. TÖÖTAJATE ARENDAMISEL TASUB OLLA PROAKTIIVNE EHK PAKU KASVURUUMI

Kui ametikohale on sobiv töötaja leitud, siis tasub juba proaktiivselt mõelda töötaja edasisele arengule ettevõttes. Millised on järgmised teadmised ja oskused, mida töö edukaks tegemiseks vaja on? Lisaks tasub mõelda ka töötaja võimalikule karjääriteele ettevõtte sees – mis võiks olla konkreetse töötaja järgmine roll ehk kuhu on võimalik edasi areneda? Soovitame läbi mõelda ka süsteem, kuidas individuaalseid koolitusvajadusi jälgida.

Teades individuaalseid koolitusvajadusi, on võimalik kokku panna laiem koolitusplaan. Millised on teadmised ja oskused, mida kogu tiim vajab? Leia sobivad koolituslahendused ning koolituspartnerid, kellega pikaajalist koostööd teha, et iga järgmine koolitus oleks veelgi personaalsem ja efektiivsem.

Koolitusvajaduse kaardistamisest ja sellega seotud teenustest saad lähemalt lugeda SIIT.

11. MÕTLE TÖÖTAJATE HOIDMISELE JUBA ENNETAVALT

Paljud väikesed ettevõtted hakkavad töötajate hoidmisele mõtlema alles siis, kui mõni töötaja tuleb lahkumisavaldusega. Siis on tavaliselt juba liiga hilja, et lahkuva töötaja meelt muuta – tõenäoliselt on ta mujalt juba uue pakkumise vastu võtnud. Seetõttu tuleks töötajate hoidmisele mõelda juba ennetavalt. Pane enda jaoks kirja kõik need aspektid, miks teie töötajatel meeldib just teie juures töötada. Lisaks tasub kirja panna ka need võimalikud töötajate ootused, millele te ettevõttena täna veel ei vasta või mida ei ole võimalik pakkuda.

Töötajate ootuste kaardistamisel tasub kaasata ka töötajaid, et saada sisend otse allikast. See, mida näed ise töötajatele pakutava hüvena, ei pruugi töötajale motiveeriva hüvena tunduda. Inimestel on väga erinevad taustad, kogemused ja vajadused. Mida su töötajad oma tööandjalt tegelikult ootavad?

Sellele vastusele aitavad hästi vastata regulaarsed 1:1 vestlused ehk arenguvestlused. Arenguvestuste üks eesmärk on saada jooksvat infot töötaja rahulolu, ootuste ja vajaduste kohta ning näitab töötajale, et tema käekäigust hoolitakse. Arenguvestluste läbiviimisel tasub meeles pidada seda, et väga oluline on töötajalt saadud sisendile ka päriselt reageerida. Vastasel juhul mõistab töötaja kiirelt, et arenguvestlusi tehakse vaid bürokraatia täitmiseks ning tegelikult tema heaolust nii väga ei hoolitagi, sest midagi ju ei muutu või edene.

12. HÜVED JA MOTIVATSIOONIPAKETT

Hüved ja motivatsioonipakett on seotud mitmete personalivaldkonna alateemadega – näiteks personalijuhtimise eelarve, töötajate ligi meelitamine ehk tööandja bränd, värbamispoliitika, tasustamispoliitika ja töötajate hoidmine. Planeeri töötajatele planeeritavad hüved ja motivatsioonipakett ette, et oskaksid kõikide kuludega ka eelarves arvestada.

Kõik pakutavad hüved hakkavad uute töötajate ligimeelitamisel töötama justkui müügiargumendid. Lisaks töötavad hüved ka tunnustamise ja töötajate hoidmise tööriistana. Uuri turgu ja oma konkurente – mida konkurendid pakuvad? Millised hüved teie ja konkurentide listist ühtivad? Milliseid hüvesid teie konkurendid ei paku? Kuidas saaksite eristuda?

Tavaliselt arvatakse, et konkurentideks on väga konkreetse sama valdkonna teised ettevõtted. Tegelikkuses on konkurente palju rohkem ning ettevõtted konkureerivad ka teiste valdkondade ettevõtetega. Hoia silm peal kogu turu parimatel praktikatel – mis võiks ka sinu ettevõttele sobida?

PS! Pea meeles, et kõik turul nähtavad parimad praktikad ei pruugi sinu ettevõttes toimida.  Õpi oma inimesi tundma ja vali just neile olulised hüved.

13. LAHKUVATE TÖÖTAJATE VÄÄRTUSTAMINE

Miks on offboarding ehk töötajate lahkumise protsessi juhtimine oluline? Miks sa peaksid panustama oma aega ja energiat töötajasse, kes on otsustanud ettevõttest lahkuda? Kui inimesed lahkuvad su ettevõttest positiivse emotsiooniga, siis aitab see ettevõtte tööandja brändi kasvatada. On normaalne, et inimesed liiguvad oma karjääris edasi ning vahetavad tööandjat. Sa ei tea kunagi, millal sinu kunagisest töötajast võib saada koostööpartner, klient või isegi taas tulevane kolleeg.

Soovitame lahkuvate töötajate juhtimisse suhtuda sama oluliselt kui uute töötajate sisseelamisprogrammi. Loo korralik protsess ja mõtle vajalikud sammud ette läbi.

14. ÄRA UNUSTA KA PERSONALITÖÖ ADMINISTRATIIVSET POOLT

Kui oled jõudnud kõik teised sammud enda jaoks läbi mõelda, siis oleks õige aeg mõelda ka kõigi nende protsesside administratiivsele poolele. Valmista ette vajalik dokumentatsioon ja personalijuhtimise süsteemid ning tööriistad mida kõikide nende protsesside sujuvaks haldamiseks vaja on.

15. INIMESED ON TÄHTSAMAD KUI PROTSESSID

Loodame, et kirja saanud sammud aitavad sul mõtteid koondada ja õiges suunas tööle asuda, et oma ettevõttele personalijuhtimise funktsiooni looma hakata. Alusta ettevõtte kultuurist ja väärtustest. Väärtusta igal sammul oma töötajaid ehk ära jää liialt protsessidesse kinni – inimesed on tähtsamad.

Kui tunned, et soovid eesmärkide seadmisel või saavutamisel abi, siis anna meile julgelt märku! Aitame meeleldi!

Räägime lähemalt. Helen Pärli | +372 55617100 | helen@smartful.ee | www.smartful.ee

OLI KASULIK LUGEMINE? JAGA ARTIKLIT KA SOTSIAALMEEDIAS

Leiad artikli nii Facebookist kui ka LinkedInist.

Soovid abi personalijuhtimise funktsiooni ülesehitamisel?

Oleme meeleldi abiks.